Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyn vastuutahot

Tilitoimiston asiakas toimii henkilötietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjänä, joka määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Säästöpossu Oy toimii tällöin henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun tämän antamien ohjeiden mukaisesti.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan taloushallintopalveluiden tuottamiseen, asiakkaan toimeksiantojen hoitamiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Käsittelyn oikeusperusteet:

• Rekisterinpitäjän ja käsittelijän välinen toimeksiantosopimus (GDPR 6.1.b)
• Lakisääteiset velvoitteet (GDPR 6.1.c) mm. kirjanpitolaki, verolainsäädäntö ja työehtosopimukset
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f), kuten asiakassuhteen hallinta

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Tilitoimisto käsittelee seuraavia henkilötietoja asiakkaan toimeksiannon yhteydessä:

• Nimi ja yhteystiedot
• Henkilötunnus ja syntymäaika
• Sukupuoli ja koulutustiedot
• Palkanlaskennassa tarvittavat tiedot: ennakonpidätys, sairauspoissaolot
• Erityiset henkilötietoryhmät (GDPR 9 artikla): terveystiedot ja ammattiyhdistysjäsenyys (vain palkanlaskennan yhteydessä)
• Palkka-, eläke- ja verotustiedot
• Laskutus- ja perintätiedot
• Osakas-, osakkuus- ja jäsentiedot

4. Rekisteröityjen ryhmät

Tilitoimisto käsittelee henkilötietoja seuraavista ryhmistä:

• Asiakkaan vastuuhenkilöt ja muut valtuutetut yhteyshenkilöt
• Asiakkaan työntekijät, palkan- ja palkkionsaajat
• Yhdistyksen tai osuuskunnan jäsenet
• Asiakkaan henkilöasiakkaat (esim. laskutukseen ja saatavien hallintaan liittyen)
• Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt
• Osakeyhtiöiden, osuuskuntien tai yhdistysten osakkaat ja jäsenet

5. Henkilötietojen lähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta, tämän edustajilta, viranomaisilta sekä lakisääteisten ilmoituskanavien kautta (esim. tulorekisteri, verottaja, eläkevakuutusyhtiöt).

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja alihankkijat

Tilitoimisto voi käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Alihankkijat toimivat aina käsittelijän lukuun ja ovat sitoutuneet tietosuojaehtoihin ja salassapitoon. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain lakisääteisten velvoitteiden perusteella.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen toimeksiannon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai sopimuksen voimassaolon ja kirjanpitosäädösten edellyttämän ajan. Perustiedot säilytetään vähintään viisi (5) vuotta sopimuksen päättymisestä, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

8. Henkilötietojen suojaus ja tietoturva

Tilitoimisto toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen henkilötietojen turvallisuuden. Tietoja suojataan mm. seuraavin keinoin:

• Salatut yhteydet ja varmistettu palvelinympäristö
• Käyttöoikeusrajaukset ja käyttäjätunnusten hallinta
• Virustorjunta ja palomuurit
• Henkilöstön salassapitositoumukset

Tietoturvatoimia arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman rekisterinpitäjän kirjallista lupaa ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista suojatasoa (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista
• Vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (soveltuvin osin)
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi)

Pyyntö oikeuksien käyttämiseksi tulee osoittaa rekisterinpitäjälle (asiakkaalle).

11. Salassapito ja tietojen luovutus

Tilitoimisto ja sen työntekijät ovat salassapitovelvollisia kaikista asiakkaan henkilötiedoista. Tietoja ei luovuteta kolmansille ilman asiakkaan kirjallista suostumusta, ellei laki tai viranomaismääräys sitä edellytä. Viranomaisen tai rekisteröidyn esittäessä tietopyynnön tilitoimisto ilmoittaa asiakkaalle ennen vastaamista, ellei laki kiellä ilmoittamasta.

12. Vastuu ja vastuunrajoitukset

Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan aiheutuneista välittömistä vahingoista. Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista (kuten tulonmenetys, liiketoiminnan keskeytyminen tai saamatta jäänyt voitto).

Tilitoimiston korvausvastuun enimmäismäärä:

• 10 000 euroa per vahinkotapahtuma
• 20 000 euroa yhteensä saman tilikauden aikana, ellei muuta ole sovittu

Kumpikin osapuoli vastaa itse valvontaviranomaisen tai tuomioistuimen määräämistä hallinnollisista sanktioista, jotka johtuvat sen omasta lainvastaisesta toiminnasta.

13. Sopimuksen voimassaolo

Tämä tietosuojaseloste on voimassa niin kauan kuin toimeksiantosopimus asiakkaan ja tilitoimiston välillä on voimassa. Sopimus päättyy automaattisesti, kun toimeksiantosuhde päättyy.

Jos asiakas rikkoo tietosuojasopimusta eikä korjaa menettelyään seitsemän (7) päivän kuluessa kirjallisesta kehotuksesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus. Luonteensa vuoksi pysyvät velvoitteet (esim. salassapito ja vastuunrajoitukset) jäävät voimaan myös sopimuksen päätyttyä.

Viimeksi päivitetty: 31.10.2026